يمكن أن يقلل هذا الإصلاح البسيط من إجهاد البريد الإلكتروني للجميع ، وفقًا لدراسة جديدة

في هذا اليوم وهذا العصر ، أصبح الانفصال عن العمل أصعب من أي وقت مضى.

بمجرد أن يقوم شخص ما بتسجيل الخروج لهذا اليوم ، فقد يشعر بالضغط للرد على رسالة بريد إلكتروني بعد ساعات العمل تنبثق على هاتفه ، حتى لو لم يكن عاجلاً.

حددت دراسة جديدة في علم النفس قام بها باحثون من كلية لندن للأعمال في المملكة المتحدة وجامعة كورنيل في الولايات المتحدة ، آداب التعامل مع البريد الإلكتروني البسيطة التي تضع حدودًا صحية للعمل / الحياة وتخفف بعض الضغط الناتج عن الاضطرار إلى “العمل دائمًا”.

كل ما هو مطلوب هو جملة واحدة مثبتة في نهاية رسالة بريد إلكتروني بعد ساعات العمل تحمل شيئًا كالتالي: “هذه ليست مسألة عاجلة ، لذا يمكنك الوصول إليها متى استطعت”.

على محمل الجد ، هذا كل شيء. وبينما قد تعتقد أن الرسالة لم تُقال ، فإنها لا تفعل ذلك.

جاءت النتائج على وجه التحديد من دراسة شملت 852 موظفًا بدوام كامل في الولايات المتحدة تم تقسيمهم عشوائيًا إلى مجموعتين: مرسل البريد الإلكتروني الافتراضي ومستقبل البريد الإلكتروني الافتراضي.

في التجربة ، سأل الباحثون المرسلين عن مدى السرعة التي توقعوا أن يستجيب بها أي شخص يتلقى بريدهم الإلكتروني ، بينما أوضح المستلمون مدى السرعة التي شعروا فيها أنهم بحاجة إلى الرد.

تكشف النتائج عن انهيار في الاتصال ، مما يؤدي إلى ما أطلق عليه المؤلفون “تحيز إلحاح البريد الإلكتروني”.

بينما لا يتوقع مرسلو البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان ردًا سريعًا عند إرسال طلب بعد ساعات العمل ، فإن مستلمي البريد الإلكتروني يميلون إلى عدم “تلقي” هذه الرسالة. بدلاً من ذلك ، غالبًا ما يفكرون في أن جميع رسائل البريد الإلكتروني تتطلب استجابة سريعة ، وهي حالة ذهنية مرهقة بالتأكيد.

والخبر السار هو أنه عندما يذكر مرسل البريد الإلكتروني صراحة أن الرد العاجل غير مطلوب ، يبدو أن تحيز الإلحاح في البريد الإلكتروني والتوتر الناتج عنه قد تم تخفيفه.

كتب مؤلفو الدراسة: “من منظور عملي ، يمكن أن يساعد بحثنا في التخفيف من انتشار ثقافات العمل غير الصحية حيث يشعر الموظفون بالضغط للبقاء على اتصال بعملهم حتى عندما لا يُتوقع منهم القيام بذلك”.

“نظرًا لأن البريد الإلكتروني لا يزال أحد الأساليب الأساسية للاتصال في مكان العمل ومن بين الأنشطة الأكثر انتشارًا عبر الإنترنت ، فإن هدفنا للحد من تأثيره السلبي لا ينبغي بالضرورة أن يكون بريدًا إلكترونيًا أقل ، بل بريدًا إلكترونيًا أفضل.”

استند المؤلفون في توصياتهم إلى سلسلة من التجارب النفسية التي أجريت بين ستة أفواج مختلفة.

تضمنت الدراسة الأولى أكثر من 700 موظف في القطاع العام يعيشون في إسبانيا والذين قيموا مدى سعادتهم بتوازنهم الحالي بين العمل والحياة. ثم قاموا بتدوين تجربتهم في تلقي أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات عملهم العادية.

على وجه التحديد ، أراد الباحثون أن يعرفوا ، على مقياس متدرج ، مدى السرعة التي توقعها المشاركون من شخص آخر أن يرد على بريدهم الإلكتروني أو مدى أهمية الرد على بريد شخص آخر في العالم الحقيقي.

كما هو الحال مع المجموعة الأمريكية ، وجدت النتائج عدم تطابق في التوقعات بين المرسل والمتلقي. في كثير من الأحيان ، لا يتوقع المرسل استجابة عاجلة ، بينما كان المتلقي يميل إلى الاعتقاد بأنه بحاجة إلى الرد على الفور.

هؤلاء الموظفون الأكثر عرضة لهذا “التحيز العاجل للبريد الإلكتروني” سجلوا درجات أقل في الرفاهية الشخصية.

استكشفت الدراسة الثانية الضغط المحتمل للتوقعات الكبيرة ، هذه المرة بين 251 مشاركًا ، تم تقسيمهم أيضًا إلى مستقبلات بريد إلكتروني افتراضية ومرسلي بريد إلكتروني افتراضي.

طُلب من متلقي البريد الإلكتروني تخيل أنهم وصلوا للتو إلى المنزل من العمل وفحص بريدهم الإلكتروني للعثور على رسالة غير عاجلة من زميلهم. طُلب من مرسلي البريد الإلكتروني تخيل السيناريو العكسي: كانوا يعرفون أن زميلهم قد عاد بالفعل إلى المنزل ولكن كان لديهم سؤال في نهاية اليوم.

ثم سُئلت كلتا المجموعتين عن السرعة المتوقعة للاستجابة. مرة أخرى ، وجد المؤلفون أن المستلمين يفترضون أنهم بحاجة إلى الاستجابة بسرعة أكبر مما توقعه المرسلون.

اشتملت الدراسة الثالثة على أكثر من 600 مشارك ووجدت أن رسائل البريد الإلكتروني العاجلة وغير العاجلة المرسلة بعد ساعات يتم التعامل معها نسبيًا بنفس الطريقة. أكدت دراسة رابعة شملت 411 مشاركًا أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة خلال ساعات العمل ورسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد ساعات العمل يتم التعامل معها بالمثل أيضًا.

بعبارة أخرى ، تبدو جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، بغض النظر عن وقت إرسالها ومدى إلحاحها بالفعل ، ملحة بالنسبة لنا. هذا الاستعجال ليس بالضرورة مفيدًا لصحتنا ، خاصةً عندما تتسرب إلى ساعات فراغنا.

اقترحت دراسة خامسة شملت 450 مشاركًا أن توقعات سرعة الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تضيف ضغطًا على حياة الشخص ، مما يقلل من صحته بشكل عام. في الواقع ، يبدو أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد ساعات العمل ، حتى لو لم تكن عاجلة ، تسبب إجهادًا للمستلم أكثر مما يحدث عندما يعمل بالفعل.

كانت الدراسة الأخيرة والسادسة تتويجًا لكل هذه المساعي. لقد أكد فكرة أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد أن ننتهي من العمل يمكن أن تضيف ضغوطًا على حياتنا من خلال جعلنا نشعر وكأننا بحاجة إلى الرد على الفور.

واقترح أيضًا أن مرسل البريد الإلكتروني يمكن أن يقلل من توتر زملائهم من خلال أن يكونوا صريحين جدًا بشأن ما يريدون ومتى يريدون ذلك في رسالة بريد إلكتروني بعد ساعات العمل.

استنتج المؤلفون ، “على وجه التحديد ،” وجدنا أن المرسلين يمكن أن يساعدوا المستلمين على الشعور بضغط أقل للرد على الفور على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل غير العاجلة والتي يتم إرسالها في أوقات الفراغ ببساطة عن طريق توضيح توقعاتهم لسرعة الاستجابة من خلال ملاحظة في بريدهم الإلكتروني على وجه التحديد تنص على أنهم لا يتوقعون ردًا على الفور “.

يبدو وكأنه إصلاح بسيط.

تم نشر الدراسة في السلوك التنظيمي وعمليات القرار البشري.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *