وظيفة ونصيحة وحيلة لتحقيق أقصى استفادة من تطبيق جداول البيانات Microsoft Excel 
وظيفة ونصيحة وحيلة لتحقيق أقصى استفادة من تطبيق جداول البيانات Microsoft Excel

نقدم لك اليوم قائمة من 21 حيلة للاستفادة من Microsoft Excel ، التطبيق الأكثر شيوعًا لإنشاء جداول البيانات وفتحها بتنسيق XLS ، المضمنة كجزء من مجموعة Microsoft Office باستخدام Excel ، يمكنك القيام بكل شيء ، من تنظيم نفقاتك إلى إنشاء الفواتير أو التقويمات أو الرسوم البيانية .

سنقوم بتوجيه المقالة قبل كل شيء للمستخدمين الذين بدأوا باستخدام Microsoft Excel ، على الرغم من أنه من الممكن أن يجد أولئك الذين لديهم بالفعل بعض جداول البيانات وراءهم بعض المعلومات المفيدة. كما نقول دائمًا إذا كنت خبيرًا في Excel وتعرف حيلًا أخرى تستحق أن تكون في القائمة ، فلا تتردد في إخبارنا في قسم التعليقات.

اختر الكل

لتحديد

نبدأ القائمة بأبسط خدعة يمكن أن تكون مفيدة للغاية لمن لا يعرفها. في Excel ، يمكنك تحديد عمود أو صف بأكمله بالنقر فوق صفه ، ولكن يمكنك أيضًا تحديد جميع الأعمدة والصفوف بالنقر فوق الرمز الموجود في الزاوية. إذا كنت تفضل اختصارات لوحة المفاتيح ، فيمكنك استخدام Control + E أو Control + A ، اعتمادًا على ما إذا كان لديك برنامج Excel باللغتين الإسبانية أو الإنجليزية.

في الوضع المظلم

الوضع المظلم

يحتوي Windows 10 على الوضع المظلم وأيضًا الإصدارات الأحدث من Excel. إذا انتقلت إلى إعدادات Microsoft Excel ، فسترى أن هناك العديد من السمات للاختيار من بينها ، بما في ذلك السمة الداكنة أو القدرة على احترام إعدادات النظام. بمعنى ، إذا كان Windows 10 في الوضع المظلم ، فدع Office ينتقل إلى الوضع المظلم.

  • اذهب إلى قائمة الملفات واضغط على الخيارات
  • في عام التبويب ، والعثور على موضوع مكتب القسم
  • قم بتغيير المظهر إلى الأسود

قم بتمييز التكرارات

مكرر

غالبًا ما يكون من المفيد تحديد موقع البيانات المكررة واكتشافها في ورقة Excel. هناك عدة طرق يمكنك القيام بذلك ، ولكن أسهل طريقة للعثور على التكرارات في Excel هي باستخدام تمييز خلية الشرط ، الذي يلون الأرقام المكررة.

  • حدد الصفوف أو الأعمدة التي تريد تحليلها
  • قم بالتبديل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية على شريط Office
  • انقر فوق تنسيق شرطي
  • ضمن القائمة الفرعية ” قواعد تمييز الخلايا” ، اختر ” قيم مكررة”
  • اضغط موافق
  • ستظهر القيم المكررة بلون آخر

انتقل من PDF إلى Excel

بي دي إف

تكون أوراق Excel بشكل عام ملفات XLS أو XLSX ، ولكن في بعض الأحيان يمكنك مواجهة جميع أنواع المواقف ، مثل إرسال جدول مضمن في ملف PDF وعليك معرفة كيفية استيراده إلى Excel . لحسن الحظ ، يحتوي Excel على أداة للحصول على البيانات من الملفات التي ستكون مفيدة ، على الأقل في بعض الحالات.

  • قم بإنشاء ورقة فارغة جديدة في Excel
  • انقر فوق علامة التبويب البيانات
  • انقر فوق الحصول على البيانات
  • اختر من ملف
  • إذا ظهر الخيار ، فاختر من ملف PDF . إذا لم يكن كذلك ، من النص / CSV
  • اختر مستند PDF من بين ملفاتك
  • انقر مرتين على اسم الملف
  • انقر فوق الحقل المسمى الجدول
  • إذا كانت المعاينة المعروضة صحيحة ، فانقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول
  • اضغط على إغلاق وتحميل

قم بتعيين عمود أو صف

شل الحركة

عندما يكون لديك جدول في Excel يحتوي على الكثير من البيانات ، فسيتعين عليك استخدام التمرير الرأسي أو الأفقي لرؤيته. من خلال القيام بذلك ، تفقد رؤية الرؤوس التي تشرح ما يتوافق مع كل عمود أو صف. الحل هو إصلاح الأعمدة أو الصفوف ، بحيث تكون مرئية دائمًا.

  • حدد العمود أو الصف الذي تريد إصلاحه
  • انقر فوق علامة التبويب عرض
  • انقر فوق تجميد
  • اختر الخيار المناسب. ستجمد لوحات التجميد جميع الصفوف والأعمدة المحددة ، وسيؤدي تجميد الصف العلوي إلى ترك الصف العلوي مرئيًا دائمًا وسيحتفظ العمود الأول بالتجميد بالعمود الأول حتى إذا قمت بالتمرير إلى اليمين

الجمع بين الخلايا وتقسيمها

لتجمع

يعد تخطيط جدول بيانات في Microsoft Excel تحديًا لأنك مقيد بالصفوف أو الأعمدة. يمكنك تغيير أحجامها ، ولكن التغيير ينطبق على العمود أو الصف بأكمله. مورد مفيد للغاية هو دمج الخلايا للحصول على مزيد من المرونة في التصميم النهائي للمستند الخاص بك. بالإضافة إلى دمجها ، يمكنك أيضًا تقسيمها وفصلها .

  • لدمج الخلايا ، حدد الخلايا التي تريد ضمها
  • في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انقر فوق دمج الخلايا ضمن محاذاة
  • لتقسيم الخلايا المدمجة ، حدد الخلية المدمجة واضغط على الزر نفسه

تأمين الخلايا بحيث لا يمكن تحريرها

محمي

عندما تقوم بإنشاء جدول بيانات تفتخر به ، فعادةً لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً منذ مشاركته مع شخص ما وقد كسر الآن نصف الصيغ. يتمثل أحد الحلول في قفل خلايا معينة حتى لا يتمكن أي شخص غيرك (أو أي شخص لديه كلمة المرور) من تحريرها .

  • حدد كل الخلايا في الورقة
  • انقر فوق الزر الذي يحتوي على سهم أسفل المصدر في علامة التبويب الصفحة الرئيسية
  • انقر فوق علامة التبويب حماية
  • قم بإلغاء تحديد محظور واضغط على موافق
  • حدد الصفوف التي تريد حمايتها
  • انقر فوق زر السهم الموجود أسفل الخط مرة أخرى
  • في علامة التبويب حماية ، حدد محظور
  • اضغط على علامة التبويب مراجعة في شريط Excel
  • انقر حمايه و حماية ورقة
  • اكتب كلمة المرور التي تريد استخدامها وانقر فوق ” موافق”

فرز الخلايا أبجديًا

طلب

أحد الأشياء المفيدة جدًا التي يمكنك القيام بها باستخدام جدول بيانات في Microsoft Excel هو فرزها أبجديًا أو رقميًا ، مع الحفاظ على العلاقة بين الصفوف أو الأعمدة. سيوفر لك أكثر من ذعر وسيجعل من السهل عليك تصفية البيانات وتفسيرها. وأفضل ما في الأمر أن ترتيب الجدول أبجديًا سهل مثل نقرتين.

  • حدد الخلايا التي تريد فرزها
  • اضغط على علامة التبويب الصفحة الرئيسية في شريط Excel
  • ضمن تحرير ، انقر فوق فرز وتصفية واختر فرز من أ إلى ي أو فرز من ي إلى أ ، حسب الاقتضاء
  • إذا كنت تريد الاحتفاظ بالعلاقة مع الخلايا المرفقة ، فحدد توسيع التحديد عندما يطلب منك Excel

حد قطري في الخلية

حافة

يحتفظ Microsoft Excel بخيارات تعيين حدود الخلية التي تظهر دائمًا في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ولكن هناك خيارات متقدمة حيث يوجد العديد من الخيارات. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة حد قطري إلى خلية.

  • تحديد الخلية
  • في علامة التبويب ” الصفحة الرئيسية” ، انقر فوق السهم الموجود على الزر ” حدود”
  • اختر المزيد من الحدود
  • في المعاينة ، انقر فوق منتصف الخلية

تبديل الصفوف بالأعمدة

يتغيرون

عندما يكون لديك سلسلة من البيانات لتضمينها في جدول ، يجب عليك اختيار ما تريد وضعه على كل محور: سواء كان جدولًا رأسيًا أو أفقيًا بشكل أساسي. إذا غيرت رأيك لاحقا، يمكنك دائما تبديل الجدول إلى صفوف التغيير عن طريق الأعمدة والعكس بالعكس .

  • حدد كل الصفوف والأعمدة
  • انسخها إلى الحافظة باستخدام Control + C
  • في خلية فارغة ، انقر بزر الماوس الأيمن واختر لصق خاص
  • من القائمة التي تظهر ، اختر تبديل

أضف قائمة منسدلة

قائمة

إذا كنت بحاجة إلى التجانس في بيانات Excel ، فقد يكون من المفيد أن تكون القيم المحتملة للحقل في قائمة مغلقة ، بدلاً من السماح بأي بيانات يريد المستخدم إدخالها. طريقة سهلة للقيام بذلك عن طريق إنشاء قائمة منسدلة بالقيم الصالحة لخلية .

  • حدد خلية
  • انقر فوق علامة التبويب البيانات
  • انقر فوق التحقق من صحة البيانات
  • اختر قائمة
  • اكتب عناصر القائمة مفصولة بفاصلة ، بدون مسافات

قم بإزالة الأعمدة الفارغة

أبيض

جزء من مهمة تصفية البيانات والتنقل فيها في جدول هو العثور على قيم فارغة أو غير صالحة . يتضمن Microsoft Excel خيارًا خاصًا يمكنك من خلاله العثور على الخلايا الفارغة من التحديد الحالي وتحديدها ، وبالتالي يمكنك التخلص منها أو أي مهمة أخرى تحتاجها.

  • حدد نطاق الصفوف والخلايا التي تريد البحث فيها
  • في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، انقر فوق تحرير
  • انقر على بحث واستبدال و العودة إلى Special
  • ضع علامة على الخلايا الفارغة واضغط على موافق
  • سيؤدي هذا إلى تحديد الخلايا. يمكنك حذفها باستخدام الخلايا > قائمة الحذف ، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية

احصل على المهام المتكررة مع وحدات الماكرو

دقيق

التلاعب أو إنشاء جداول البيانات في Microsoft Excel يمكن أن يكون المهمة المتكررة بشكل كبير، إلا إذا كنت الاستفادة من قوة وحدات الماكرو إكسل ل تسجيل والإجراءات تكرار التي تستخدمها بشكل متكرر . بشكل أساسي ، يقوم Excel بتدوين كل ما تفعله أثناء تسجيل الماكرو وسيقوم بتكراره عند تشغيله.

  • اضغط على علامة التبويب عرض
  • انقر فوق وحدات الماكرو
  • اختر تسجيل الماكرو
  • اكتب اسمًا واختصارًا لماكرو
  • اضغط موافق
  • قم بالإجراءات التي تريد تسجيلها في الماكرو في Excel
  • عند الانتهاء ، استخدم زر إيقاف الماكرو في قسم وحدات الماكرو
  • استخدم اختصار لوحة المفاتيح في كل مرة تريد فيها تشغيل الماكرو

تنشيط الحفظ التلقائي

الحفظ التلقائي

تُبقي أحدث إصدارات Microsoft Excel زر الحفظ التلقائي مرئيًا: فهو حرفياً في الشريط العلوي من التطبيق ، في الجزء العلوي الأيسر. يضمن هذا الحفظ التلقائي أن كل ما تفعله يتم تسجيله وآمنه ، حتى إذا تم إيقاف تشغيل الكمبيوتر فجأة. للعمل ، قم بتحميل المستند إلى سحابة OneDrive الخاصة بك .

  • اضغط على زر الحفظ التلقائي في الشريط العلوي لبرنامج Excel
  • اختر حساب OneDrive الخاص بك
  • أعط المستند الخاص بك اسما

حماية مستند بكلمة مرور

رمز

إذا كنت بحاجة إلى التأكد من أن مستند Microsoft Excel لن يقع في الأيدي الخطأ ، فإن الطريقة الأكثر موثوقية لديك هي تشفيره بكلمة مرور . حتى إذا حصل شخص ما على المستند ، فلا يمكنه فتحه ما لم يعرف كلمة المرور.

  • افتح قائمة ملف
  • أدخل المعلومات
  • انقر فوق حماية الكتاب واختر تشفير بكلمة مرور
  • أدخل كلمة المرور التي تريد استخدامها
  • أعد كتابة كلمة المرور للتأكيد

الأعداد التي تبدأ بصفر

عدد

أحيانًا يكون Microsoft Excel ذكيًا جدًا. على سبيل المثال ، عندما تحاول كتابة رقم يبدأ بصفر لأي سبب من الأسباب ، على سبيل المثال أنه رقم هاتف حيث يجب طلب الصفر. عند كتابة رقم يبدأ بصفر ، يحذف Excel الصفر ، ولكن يمكنك الاحتفاظ به

  • أضف “قبل الصفر. على سبيل المثال ، بدلاً من 01234الكتابة'01234

تخصيص الاختصارات السريعة

تعديلات سريعة

تحتوي الإصدارات الأحدث من Microsoft Excel على عدد من الاختصارات السريعة على الشريط العلوي في شكل رموز. هذه افتراضيًا هي الحفظ التلقائي والحفظ والتراجع والإعادة ، ولكن يمكنك تغييرها بالنقر فوق رمز السهم وتحديد أو إلغاء تحديد كما تريد.

  • انقر فوق السهم لأسفل في الشريط العلوي لبرنامج Excel
  • حدد العناصر التي تريد تضمينها كاختصارات سريعة
  • قم بإلغاء تحديد من تريد إخفاءه

التصحيح التلقائي للنص

تصحيح تلقائي
  • افتح قائمة ملف
  • انقر فوق خيارات ثم انتقل إلى مراجعة
  • اضغط على خيارات التصحيح التلقائي
  • إضافة النص الذي تريد استبدال في استبدال (على سبيل المثال XTK) والنص الذي سيتم استخدامه في مع (على سبيل المثال، التقنية بلا حدود).
  • اضغط موافق

قوالب لكل شيء

القوالب

يمكن أن يكون بدء مستند Excel بشاشة فارغة أمرًا مخيفًا. لحسن الحظ ، يحتوي Microsoft Excel على الكثير من القوالب لتنظيم كل شيء ، وبدون الذهاب بعيدًا. يمكن الوصول إلى قوالب Excel هذه مباشرة من التطبيق.

  • اذهب إلى قائمة ملف
  • انقر فوق جديد
  • سترى القالب في الأسفل
  • يمكنك استخدام محرك البحث أو تصفح الفئات لرؤية المزيد من النتائج

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *