جمع التعليقات لتحسين تجربة الحدث الخاص بك
مجموعة من الناس تجلس على طاولة تناقش رسمًا على شاشة كمبيوتر محمول

يمكن أن يؤدي تحليل وتنفيذ تعليقات المشاركين من المؤتمرات إلى تعزيز الأحداث المستقبلية بشكل كبير.الائتمان: Farknot Architect / iStock / Getty PLus

تطورت نماذج التعليقات الخاصة بالمؤتمرات العلمية حيث فرض جائحة COVID-19 الأحداث على الإنترنت. عادةً ما يتم تسليمها إلى الحاضرين المغادرين أثناء حجزهم لسيارات الأجرة في المطارات ومحطات السكك الحديدية ، وتم جمع النماذج الورقية ، التي غالبًا ما تصل إلى المئات ، لتحليل ملاحظات الجمهور حول المحادثات والندوات وعروض الملصقات والتواصل في وقت الغداء وحفلات الاستقبال المسائية ، ولجمع الاقتراحات للتحسينات.

الأحداث الافتراضية هي فرصة لإعادة التفكير في كيفية طلب التعليقات والتصرف بناءً عليها (انظر “الحصول على إجابات”). إذا كنت جديدًا في إدارة حدث ما وترغب في معرفة رأي المندوبين والمتحدثين والجهات الراعية ، فيمكنك الاستفادة من نصائح أربعة منظمين للحدث.

يقف لينكولن لوهون في معمله

يترأس لينكولن لوهون لجنة اجتماعات جمعية أبحاث المواد.الائتمان: سالي ريان فوتوغرافي

لينكولن لاوهون: استفد من التكنولوجيا

أستاذ علوم وهندسة المواد في جامعة نورث وسترن ، إيفانستون ، إلينوي ، الولايات المتحدة الأمريكية.

لقد شاركت لأول مرة مع جمعية أبحاث المواد (MRS) كمنظم للندوة منذ 12 عامًا. كانت طريقة رائعة للباحث في بداية حياته المهنية للحصول على خبرة في تنظيم الاجتماعات ، وأنا الآن أترأس لجنة الاجتماعات ، حيث أساعد في تنسيق عمل موظفي MRS والفريق المنظم لتنظيم أحداث كبيرة بحضور 5000-6000 شخص من جميع أنحاء العالم.

في MRS ، تلتمس لجنة مخصصة ردود الفعل من الحاضرين والمنظمين في الندوة لتحسين الاجتماعات المستقبلية. كان هذا مفيدًا بشكل خاص أثناء الوباء ، لأن تنسيقات الاجتماعات يجب أن تتطور لاستيعاب الجماهير الافتراضية. أدت التعليقات إلى تعديل جدولنا الزمني للأحداث الحية ، على سبيل المثال عن طريق جدولة محاضرات عامة في الصباح للولايات المتحدة وتحويل ندوات بعد الظهر في وقت لاحق من المساء حتى يتمكن باحثون من آسيا من المشاركة.

نحن أيضًا نجرب طرقًا لتحسين تجربة الاجتماع الافتراضية لمقدمي الملصقات. سنعقد جلسات مباشرة لتوزيع جوائز الملصقات ونعلن عن ملصقات في جلسات شفوية لجذب المشاهدين وتعزيز ظهور الباحثين الشباب. في السابق ، تم الإعلان عن الفائزين عبر البريد الإلكتروني ، الأمر الذي لم يجذب الكثير من الاهتمام كما نرغب. نظرًا لأن مثل هذه الأفكار جديدة ، فإنها تجعل جمع التعليقات أكثر قيمة. نأمل أن ننظم اجتماعًا مختلطًا – جزئيًا وجزئيًا افتراضيًا – هذا العام ، وسيكون دمج التعليقات من اجتماعاتنا الفعلية والافتراضية السابقة مفيدًا للغاية.

نحن نعمل أيضًا على زيادة الجهود لإشراك الباحثين في بداية حياتهم المهنية في أنشطة المجتمع مثل رئاسة الاجتماعات ، وستكون نماذج التعليقات حاسمة لمساعدتنا على فهم كيف يرغبون في المشاركة. يوفر موقع MRS الإلكتروني معلومات حول التطوع ، ولكن قيل لنا إنه لا يبدو مرحبًا بالمتطوعين المتنوعين الذين نهدف إلى استقطابهم. كان هذا ، كما وجدنا ، لأنه فشل في تقديم تفاصيل كافية حول مسؤوليات وملامح أعضاء لجنة التخطيط الحاليين – الذين غالبًا ما يرغب المتطوعون في التواصل معهم بأسئلة. زودتنا التعليقات بأفكار حول كيفية إشراك المزيد من الباحثين الشباب ، بما في ذلك تشكيل مجموعات المصالح الخاصة لبناء روابط حول الاهتمامات المشتركة.

تعد تقنيات المؤتمر بما في ذلك تطبيقات الأجهزة المحمولة أيضًا طريقة رائعة لنشر المعلومات وجمع التعليقات من الحضور. لقد استكشفنا استخدام التطبيقات على الهواتف الذكية لتقديم ملاحظات في الوقت الفعلي وطرح الأسئلة أثناء عرض تقديمي أو جلسة مؤتمر لتعزيز المشاركة. ومع ذلك ، فإن تطوير التطبيقات يتحرك بسرعة وبالتوازي مع تطور منصات المؤتمرات ، لذا فإن دمج تطبيق المؤتمر الخاص بك مع النظام الأساسي الذي تستخدمه لاستضافة المؤتمر عبر الإنترنت يمكن أن يمثل تحديًا كبيرًا عند تنظيم اجتماعات مختلطة كبيرة.

كيت سارجنت

تنظم كيت سارجنت فعاليات في Bioscientifica في بريستول ، المملكة المتحدة.الائتمان: Bioscientifica

كايت سرجنت: اعرض الحوافز

مدير الحدث في Bioscientifica ، بريستول ، المملكة المتحدة.

لدي أكثر من 20 عامًا من الخبرة في إدارة الأحداث ، وأنا حاليًا نائب العضو المنتدب في Bioscientifica ، وهي شركة أحداث مملوكة لجمعية المملكة المتحدة لطب الغدد الصماء. نحن نقدم خدمات إدارة الأحداث العلمية.

عادة ما يتم طلب التعليقات بعد الحدث ، ولكن هناك قيمة كبيرة في بثها على الهواء مباشرة ، عندما يشارك الحاضرون. بالنسبة للأحداث الافتراضية ، يمكن إجراء المراسلة المباشرة أثناء المحادثات من قبل منظمي الحدث والمتحدثين حتى نتمكن من فهم سبب اختيار الحاضرين للحضور إلى جلسة معينة وتأثير الجلسة على عملهم.

أوصي بتلقي التعليقات ليس فقط من المندوبين ، ولكن أيضًا من المتحدثين والمنظمين والجهات الراعية. أنها توفر وجهات نظر من زوايا مختلفة. للتأكد من أن التعليقات متوازنة ولا تأتي فقط من الأشخاص الذين لديهم تجارب جيدة للغاية أو سيئة للغاية ، فكر في تقديم حوافز مثل السحب على الجوائز للاشتراك في المجلة والتسجيل المجاني. لن يشارك الأشخاص غير المبالين بحدثك في الاستبيان الخاص بك ما لم يكن لديهم سبب وجيه لذلك.

أحيانًا تكون التعليقات غير واضحة أو متناقضة. في أحد المؤتمرات في عام 2016 ، انتقلنا من جلسة عرض الملصقات المادية إلى جلسة إلكترونية. كان على الحضور التمرير عبر قاعدة بيانات الملصقات الإلكترونية. لقد نظروا فقط إلى الملصقات في مجالات أبحاثهم ، وأخبرونا أنهم فوتوا هذه النتائج “المفاجئة” من السير عشوائيًا حول قاعة الملصقات والحصول على القهوة وإجراء محادثات سريعة. كما تلقينا ملاحظات تفيد بأن مبادرة الملصقات الإلكترونية كانت رائعة في توفير التكاليف والمساعدة في الاستدامة البيئية. لحل هذا اللغز ، قمنا بتنفيذ مخطط جديد حيث تم تقديم الملخصات العليا التي اختارها المراجعون لدينا كملصقات مادية ، في حين تم تقديم الملصقات الأخرى كملصقات إلكترونية. عندما تقدم التعليقات تعارضًا مثل هذا ، فمن المفيد أن تكون مبدعًا لتحديد أرضية مشتركة.

ماركي ريزو: نقل التغييرات إلى المستجيبين للاستبيان

رئيس المحتوى والأحداث الدولية والمخصصة ، استعراض تكنولوجيا معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، كامبريدج ، ماساتشوستس ، الولايات المتحدة الأمريكية.

تساعد شركتي في جلب استعراض تكنولوجيا معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا صوت تحريري إلى المسرح ، وتنسيق البرامج وتزويد الخبراء بمصادر لمعالجة تأثير التقنيات الناشئة عبر قطاعات الصناعة في جميع أنحاء العالم.

من المفيد أن تكون محددًا عند التقاط تعليقات الجمهور للمساعدة في تطوير برامج الأحداث السنوية التي تأمل أن يعود الحضور إلى الموسم التالي. قد يشمل ذلك تصنيف المتحدثين الفرديين ، أو البرنامج بشكل عام ، وما إذا كانت الطريقة التي تم تقديمها بها تلبي توقعات الحضور. لتشجيع الحضور المتكرر ، من المهم التواصل مع المستجيبين بأن مدخلاتهم وملاحظاتهم قد تم سماعها وأخذها في الاعتبار. جهود التسويق التي تستهدف الجمهور العائد مفيدة هنا. قد تبدأ الرسالة في سطر الموضوع بـ “لقد سمعناك” قبل إدراج عنوان الحدث ، على سبيل المثال.

في الأحداث الافتراضية ، توفر تحليلات البيانات أيضًا رؤى حول الجمهور ومستويات مشاركتهم. وتشمل هذه المدة التي مكثوا فيها في الجلسة ، والمدة المثلى للجلسة ، وحتى أنماط العرض التقديمي المفضلة. يمكننا بعد ذلك التواصل مع المتحدثين حول ما نجح وما لم ينجح في عروضهم التقديمية.

أموليا تاتيبيللي

تنصح Amulya Tatipelli بتخصيص نماذج الملاحظات لزيادة معدلات الاستجابة.الائتمان: بإذن من Amulya Tatipelli

AMULYA TATIPELLI: تخصيص نموذج ملاحظاتك

مساعد تطوير الأعمال في Biogate Scientific Center ، حيدر أباد ، الهند.

Biogate Scientific Center هي شركة ناشئة تهدف إلى الجمع بين القادة في الأوساط الأكاديمية والصناعية خلال الأحداث العلمية.

في المتوسط ​​، نحصل على معدل استجابة 60-70٪ لاستطلاعاتنا ، وهي نسبة عالية جدًا. أحد أسباب ذلك هو أننا نقوم بتخصيص نماذج التعليقات: اعتمادًا على المشاركين ، نركز على أنواع مختلفة من الأسئلة.

على سبيل المثال ، إذا كان الحاضرين في المؤتمر موجودين فقط لمشاهدة المحادثات ، فإننا نركز على أسئلة استكشافية مثل “كيف كانت تجربتك في جلسة الندوة ×؟” و “أي جلسة نقاش كانت أكثر فائدة ولماذا؟” و “ما هي الموضوعات الإضافية؟” هل تود أن تدرج؟

ولكن بالنسبة للحاضرين الذين يسجلون للتحدث والترويج لمنتجاتهم أو علاماتهم التجارية ، والذين يميلون إلى الاهتمام أكثر بوقت البث ونتائج التواصل ، قد نسأل “هل كان الوقت المخصص كافياً؟” أو “هل تمكنت من التفاعل مع العملاء المحتملين؟”

نحاول أيضًا الرد بسرعة على التعليقات. يقوم فريق مخصص بتصميم أسئلة الاستطلاع التي تتجنب القيادة ووضع الافتراضات ، والتي يمكن أن تخلق تحيزات. على سبيل المثال ، تجنب أسئلة مثل “هل استمتعت بجلسة الأسئلة والأجوبة؟” هذا يفترض أن الحاضر قد شارك في الجلسة. بدلاً من ذلك ، اسأل “هل شاركت في جلسة الأسئلة والأجوبة؟” أول. إذا كان الأمر كذلك ، فتابع الأمر بشيء مثل ، “على مقياس من 1 إلى 5 ، ما مدى استمتاعك به؟”

يقوم هذا الفريق أيضًا بتحليل الملاحظات والتوصل إلى حلول. على سبيل المثال ، في أحد الأحداث الأخيرة ، طُلب منا مشاركة رسائل البريد الإلكتروني للحضور لمواصلة التواصل. سرعان ما جمعنا موافقة الحضور وشاركنا تفاصيل الاتصال الخاصة بهم. يتيح تحديد وقت الاستجابة السريع للمشاركين في الاستطلاع معرفة أننا نهتم بمدخلاتهم ، مما قد يشجعهم على الرد في الوقت المناسب على استطلاعاتنا في المستقبل.

الحصول على إجابات

سبع خطوات لإنشاء نموذج ملاحظات فعال.

قسّم حدثًا

يسمح لك فصل حدث إلى مكونات أساسية مثل التسجيل والبرنامج والتوقيت بجمع الاستجابات المستهدفة لكل مكون.

تقرر متى تدير الاستطلاعات

الاستطلاعات التي يتم إجراؤها قبل الحدث وأثناءه وبعده تخدم أغراضًا مختلفة ، ولكن يمكن أن تساهم جميعها في تعزيز تجربة الحاضرين في الحدث.

صمم أنواعًا مختلفة من الأسئلة للحصول على بيانات ورؤى

توفر الأسئلة الكمية مثل تصنيف درجة سلاسة عملية التسجيل من 1 إلى 5 أرقامًا للتحليل ، في حين أن الأسئلة النوعية والمفتوحة مثل “ما الذي تفضله في البرنامج” تسمح للمستجيبين بإبراز تجربة لا تُنسى بشكل خاص.

تتضمن الأسئلة الشائعة حول المحتوى وتجربة التواصل لحدث ما ما يلي:

• كيف تقيم جودة المحتوى الشاملة؟

• ما الجلسة التي استمتعت بها أكثر (ضع قائمة ببعض الخيارات) ولماذا؟

• هل هناك مواضيع جديدة ترغب في إدراجها في الأحداث المستقبلية؟

• هل كان طول كل عرض مناسبًا؟

• هل جربت وظيفة الأسئلة والأجوبة المباشرة؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهل كان سهل الاستخدام؟

• ما مدى رضاك ​​عن المحتوى حسب الطلب؟

• هل وجدت سهولة التنقل في المنصة الافتراضية؟

• كيف تقيم تجربة الشبكات الخاصة بك؟

• هل هناك ميزات من اجتماعات أخرى (شخصية وافتراضية) قد توصي بها لأحداثنا المستقبلية؟

اختر منصة لجمع وتحليل نتائج الاستطلاع

توفر الأدوات عبر الإنترنت مثل Google Forms (مجانًا) و Survey Monkey (مجانًا للوظائف الأساسية) طريقة ملائمة لإجراء الاستبيانات وتحليل الإجابات يدويًا. يمكنك أيضًا التفكير في الاشتراك في أدوات متميزة مثل Qualaroo ، والتي توفر تقسيمًا للجمهور ومجموعة من التصورات.

تجنب القوالب العامة

إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو من الحدث لاستثارة ذكريات المستجيبين. تحتوي الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت مثل Typeform على قوالب مسح مرئية للغاية يمكن تخصيصها أيضًا لجذب الانتباه.

قدم الحوافز

يقضي الحاضرون وقتًا ثمينًا في المساهمة في ذكاء الحدث الخاص بك. ضع في اعتبارك الحصول على سحوبات على الجوائز أو تقديم هدايا صغيرة كحوافز. يمكن أن يساعد ذلك في جذب الأشخاص الذين لا يشعرون بقوة بطريقة أو بأخرى – غالبًا أغلبية هادئة من الحاضرين.

إبلاغ نتائج الاستطلاع

الاعتراف بآراء المستجيبين للاستطلاع من خلال توصيل النتائج وما سيتم تغييره في الأحداث المستقبلية. على سبيل المثال ، إذا كان هناك سؤال حول “ما الذي ترغب في رؤيته في الأحداث المستقبلية” ، فقد يبرز تسويقك للحدث التالي نتائج الاستطلاع.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *